Mělo by být myšlenkou všech odesílatelů, aby všechny e-maily vstupovaly do doručené pošty příjemce.
Pokud chcete, aby vaše e-maily nešly do koše druhé osoby, musíte pochopit základní principy antispamu.
Komplexní úsudek známých poskytovatelů služeb ohledně spamu je následující:
1. Stejný obsah (včetně názvu) je dodáván ve velkém množství na různé domény (tj. s různým @) (ať už je zasílán ve skupinách, jednotlivě nebo jednotlivě)
2. V krátkém časovém úseku (ručně nebo mechanicky) vysokofrekvenční doručování do různých domén (tj. různé @) (ať už se jedná o skupinový přenos, individuální přenos nebo skupinový přenos s jedním displejem)
3. Doručování e-mailů na neexistující e-mailové adresy dosahuje určitého podílu
4. Stížnosti uživatelů dosahují určitého podílu
5. Návratnost dosahuje určitého podílu
6. Název domény nebo e-mailová adresa již dříve odeslala vývojové dopisy, propagační e-maily a nevyžádané e-maily
7. E-mail nemá žádný název, žádný obsah nebo obsahuje soubory exe atd.
8. Nezákonná slova zakázaná zákony a předpisy.
Pokud tedy váš e-mail splňuje výše uvedená pravidla proti spamu (takže pokud chcete, aby byl váš firemní e-mail užitečnější, určitě neposílejte vývojové/propagační dopisy), je snadné vstoupit do složky se spamem příjemce a také snadno vést k odmítnutí příjemcem.
Kromě výše uvedených požadavků na ochranu proti spamu může nestandardní psaní e-mailů také vést k tomu, že se e-mail příjemce dostane do jeho složky se spamem.
[Jasné téma a správná formulace]
Název by měl být stručný a výstižný, doporučeno maximálně 20 znaků
Název by měl odpovídat obsahu hlavního textu dokumentu
Název nesmí být prázdný a v nadpisu by se mělo co nejvíce vyhnout speciálním symbolům nebo interpunkci
Pokud během více odpovědí dojde ke změně v diskusi, měl by být název e-mailu změněn včas
[Hlavní text je jasný a logika je vhodná]
Hlavní text je hlavním obsahem e-mailu a je důležité s ním zacházet:
1. Vysvětlete celý obsah najednou
Zvažte, jak uspořádat veškerý obsah v jednom e-mailu. Nečekejte na odeslání e-mailu, než budete pokračovat v jeho doplňování nebo aktualizaci.
2. Hlavní text je plynulý v popisu a má silnou logickou koherenci
Pokud je hlavní text dlouhý, doporučuje se nejprve přijmout McKinseyho strukturované myšlení a vyvodit závěry.
Za druhé, pro konkrétní vícepoložková vysvětlení se doporučuje použít položky 1, 2, 3 a 4 k jejich racionálnímu shrnutí.
3. Přiměřeně zdůraznit obsah hlavního textu
Zdůraznění celého textu se rovná jeho nezdůraznění. Proto je při psaní hlavního textu důležité omezit zdůrazňované touhy.
Stačí si vybrat a zdůraznit to, co považujete za nejdůležitější.
Existuje mnoho způsobů, jak zdůraznit, jako je tučné písmo a přidání barvy pozadí textu.
Ohledně přílohy
1. Nástavec by neměl být příliš velký
Obecně by přílohy e-mailů neměly přesáhnout 10 MB, protože je třeba vzít v úvahu schopnost příjemce odmítnout e-maily, aby se zabránilo možnosti odmítnutí kvůli omezené kapacitě příjemce.
2. Pokud existuje příloha, je třeba na ni upozornit v hlavním textu
Pokud existují přílohy, nezapomeňte příjemce informovat o jejich existenci. Například příloha je XXX, pečlivě ji zkontrolujte atd
3. Je možné vyjádřit věci jasně bez použití příloh a je nejlepší nepoužívat přílohy
Protože poskytování přímějšího pohledu na obsah uživatelům poskytuje lepší uživatelský zážitek a spokojenost, než pouhým kliknutím na obsah znovu.
Upozorňujeme, že i když přijmete výše uvedená opatření, stále existuje možnost, že některé e-maily mohou být omylem klasifikovány jako spam. Proto se doporučuje navázat důvěru s příjemcem před odesláním důležitých e-mailů a zajistit, aby přidal vaši adresu odesílatele na seznam povolených nebo kontaktů.
